Comment remplir la feuille
« Produits Entrants » — Exemple concret
15 entrées réelles sur une semaine de crèche — carottes bio, viandes fraîches, produits laitiers, surgelés — pour voir exactement comment documenter chaque livraison selon les exigences AFSCA.
L’une des questions les plus fréquentes lors de nos ateliers AFSCA : « Mais concrètement, qu’est-ce que j’écris dans la colonne Observations ? » ou « Est-ce que je dois noter chaque livraison séparément ? » Cet exemple y répond avec une semaine complète de traçabilité d’une crèche fictive.
Comment utiliser cet exemple : Téléchargez le fichier Excel, ouvrez-le à côté de votre propre tableur, et utilisez-le comme guide de référence. Remplacez les noms de produits et de fournisseurs par les vôtres. La structure et le niveau de détail sont le modèle à suivre.
Chaque entrée respecte les 10 informations obligatoires selon le guide AFSCA G-044 pour les milieux d’accueil collectifs. Les observations sont particulièrement soignées — elles montrent comment documenter la chaîne du froid, les incidents mineurs et la qualité des produits.
Les 10 colonnes obligatoires
Les 15 entrées de l’exemple
Crèche fictive · Registre des produits entrants · Septembre 2025
| Date | Nature | Produit | N° Lot | DLC | Qté | Fournisseur | N° Facture | Observations |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 15/09/2025 | Légumes frais | Carottes bio | CAR240915 | 25/09/2025 | 5 kg | Ferme Bio Dubois | FB-2025-0915 | ✓ Produits certifiés bio |
| 15/09/2025 | Produits laitiers | Lait entier UHT | L25092401 | 15/12/2025 | 12 L | Laiterie Centrale | LC-240915-12 | Livraison conforme |
| 16/09/2025 | Viande fraîche | Escalope de dinde | DIN160925 | 20/09/2025 | 2 kg | Boucherie Martin | BM-160925-08 | ✓ Température contrôlée OK |
| 16/09/2025 | Fruits frais | Pommes Golden | POM170925A | 30/09/2025 | 3 kg | Verger des Collines | VC-170925-03 | ✓ Qualité excellente |
| 17/09/2025 | Céréales | Riz blanc long grain | RIZ2025091 | 15/03/2026 | 5 kg | Épicerie Grossiste SA | EG-170925-45 | Emballage intact |
| 17/09/2025 | Légumes frais | Courgettes | COU170925 | 22/09/2025 | 2 kg | Maraîcher Local SPRL | ML-170925-07 | ✓ Fraîcheur optimale |
| 18/09/2025 | Produits laitiers | Yaourt nature | YAO180925B | 05/10/2025 | 24 pots | Laiterie Centrale | LC-180925-15 | ⚠ Date courte — utiliser rapidement |
| 18/09/2025 | Pain & viennoiseries | Pain de mie complet | PMC180925 | 25/09/2025 | 6 pains | Boulangerie Artisanale | BA-180925-02 | Pain frais du jour |
| 18/09/2025 | Épicerie | Huile d’olive vierge | HO2025092 | 18/09/2027 | 1 L | Épicerie Grossiste SA | EG-180925-46 | Première pression à froid |
| 19/09/2025 | Viande fraîche | Bœuf haché 5% MG | BOE190925 | 22/09/2025 | 1,5 kg | Boucherie Martin | BM-190925-09 | ✓ Chaîne du froid respectée |
| 19/09/2025 | Fruits frais | Bananes | BAN190925 | 25/09/2025 | 2 kg | Fruits & Légumes Express | FLE-190925-11 | Maturité parfaite |
| 20/09/2025 | Produits surgelés | Petits pois surgelés | PP20250920 | 20/09/2026 | 2 kg | Surgelés Pro | SP-200925-33 | ⚠ Emballage légèrement abîmé |
| 20/09/2025 | Épicerie | Pâtes coquillettes | PAT200925 | 20/09/2026 | 3 kg | Épicerie Grossiste SA | EG-200925-47 | Conforme aux spécifications |
| 21/09/2025 | Légumes frais | Épinards frais | EPI210925 | 24/09/2025 | 1 kg | Maraîcher Local SPRL | ML-210925-08 | ✓ Feuilles bien vertes |
| 22/09/2025 | Produits laitiers | Fromage blanc 0% | FB22092025 | 29/09/2025 | 12 pots | Laiterie Centrale | LC-220925-16 | ✓ Texture crémeuse parfaite |
Rappel légal : Ces 15 entrées doivent être enregistrées dans les 7 jours suivant la réception (avec assouplissement B to C). Les documents de référence (bons de livraison, factures) doivent être conservés 6 mois minimum après la date d’expiration du produit.
4 points d’attention clés
Pour chaque livraison de viande ou produit réfrigéré, noter explicitement la température dans la colonne Observations. En cas de problème ultérieur, cette information est cruciale.
Certains produits arrivent avec une DLC proche. Le signaler dans les Observations permet à toute l’équipe de savoir qu’il faut utiliser ce produit en priorité — principe FEFO.
Un emballage légèrement abîmé peut sembler anodin. Le noter est pourtant obligatoire — si une toxi-infection survient, cette trace prouve que vous avez fait preuve de vigilance.
Les observations positives ne sont pas superflues — elles témoignent de l’engagement qualitatif du milieu d’accueil. Elles montrent une culture de l’excellence lors des contrôles AFSCA.
Les 8 fournisseurs utilisés
Comment personnaliser cet exemple
- Remplacez « Crèche Les Petits Loups » par le nom de votre établissement
- Adaptez les fournisseurs à vos partenaires locaux réels
- Modifiez les produits selon vos menus et régimes alimentaires
- Ajustez les quantités selon la taille de votre structure
- Créez une nouvelle feuille chaque mois — une feuille = un mois
- Archivez les feuilles précédentes dans un dossier dédié
- Respectez les délais de conservation : 6 mois ou 2 ans selon votre statut
- Imprimez un récapitulatif mensuel pour l’archivage papier
- Utilisez cet exemple pour montrer concrètement comment remplir chaque colonne
- Expliquez l’importance de chaque information via des cas réels
- Pratiquez avec cet exemple avant de passer aux vraies données
- Désignez un responsable de la saisie dans chaque équipe
- Cet exemple respecte toutes les exigences réglementaires du guide G-044
- Il peut servir de référence lors des inspections pour montrer votre méthode
- Les 10 colonnes présentes correspondent aux informations minimales requises
- Gardez toujours les bons de livraison originaux agrafés à vos registres
L’exemple Excel complété (15 entrées) et le tableur vierge (8 feuilles) sont disponibles gratuitement sur Éduc Sens. Téléchargez l’exemple pour voir comment remplir la feuille, puis utilisez le tableur vierge pour vos propres données.
Voir c’est comprendre — et comprendre, c’est appliquer.
Cet exemple concret transforme une obligation légale abstraite en geste quotidien maîtrisé. Téléchargez le fichier, montrez-le à votre équipe, et la traçabilité deviendra un réflexe naturel dans votre crèche.
Éduc Sens · Saida Koraibat · Belgique · Guide AFSCA Milieux d’Accueil
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