Introduction

La gestion documentaire est l’un des piliers du système d’autocontrôle AFSCA dans les milieux d’accueil de la petite enfance. Pour les directrices et le personnel de crèche, la multitude de formulaires et registres à tenir peut sembler décourageante. Pourtant, ces documents sont essentiels : ils constituent la preuve tangible que votre établissement respecte les normes de sécurité alimentaire et protège la santé des enfants.

Cet article présente les 7 documents obligatoires que toute crèche doit tenir à jour, avec pour chacun un modèle prêt à l’emploi que vous pourrez télécharger et adapter à votre établissement.

Pourquoi ces documents sont-ils obligatoires ?

Avant d’entrer dans le détail de chaque document, il est important de comprendre leur raison d’être :

• Ils permettent de prouver votre conformité lors des contrôles AFSCA
• Ils constituent un outil de traçabilité en cas de problème alimentaire
• Ils vous aident à structurer vos contrôles quotidiens
• Ils servent de support de formation pour votre personnel

« La documentation n’est pas une fin en soi, mais un moyen de garantir la sécurité alimentaire au quotidien. » – Guide G-041 AFSCA

Les 7 documents obligatoires et leurs modèles

1. FE1 : Formulaire de réception des marchandises

Objectif : Contrôler et documenter la qualité des produits alimentaires dès leur arrivée dans votre établissement.

Quand l’utiliser : À chaque livraison de denrées alimentaires.

Éléments à enregistrer :

• Date de réception
• Fournisseur
• Type de produit
• Identification du produit (date de péremption, n° lot)
• Quantité
• État de l’emballage
• Aspect visuel du produit
• Température
• Actions correctives (en cas de non-conformité)
• Signature du responsable

Points d’attention :

• Vérifiez systématiquement les températures des produits frais et surgelés
• Contrôlez l’intégrité des emballages
• Refusez tout produit non conforme
• Stockez les produits dans les 20 minutes suivant la réception

📥 Télécharger le modèle FE1

2. FE5 : Formulaire de contrôle des températures du réfrigérateur

Objectif : Surveiller quotidiennement la température du réfrigérateur pour garantir la bonne conservation des aliments.

Quand l’utiliser : Au minimum une fois par jour, idéalement matin et soir.

Éléments à enregistrer :

• Date
• Heure
• Température relevée
• Conformité (oui/non)
• Actions correctives (si température > 4°C)
• Signature du responsable

Points d’attention :

• La température doit être comprise entre 0°C et 4°C
• Placez le thermomètre au centre du réfrigérateur
• En cas de température non conforme, vérifiez l’état des aliments
• Documentez toujours les actions entreprises

📥 Télécharger le modèle FE5

3. FE6 : Formulaire de contrôle des températures du congélateur

Objectif : Surveiller quotidiennement la température du congélateur pour garantir la bonne conservation des aliments surgelés.

Quand l’utiliser : Au minimum une fois par jour.

Éléments à enregistrer :

• Date
• Heure
• Température relevée
• Conformité (oui/non)
• Actions correctives (si température > -18°C)
• Signature du responsable

Points d’attention :

• La température doit être inférieure ou égale à -18°C
• Vérifiez l’absence de givre excessif
• Planifiez régulièrement le dégivrage
• En cas de température non conforme, vérifiez l’état des aliments

📥 Télécharger le modèle FE6

4. FE9 : Formulaire de contrôle des températures au service

Objectif : Vérifier que les repas servis aux enfants respectent les températures de sécurité alimentaire.

Quand l’utiliser : À chaque service de repas.

Éléments à enregistrer :

• Date
• Type de repas (chaud/froid)
• Plat contrôlé
• Heure de mesure
• Température relevée
• Conformité (oui/non)
• Actions correctives
• Signature du responsable

Points d’attention :

• Les plats chauds doivent être à minimum 60°C
• Les plats froids doivent être à maximum 7°C
• Mesurez la température à cœur avec un thermomètre propre et désinfecté
• Documentez toute action corrective (réchauffage, refroidissement)

📥 Télécharger le modèle FE9

5. FE3a : Plan de nettoyage et désinfection quotidien

Objectif : Organiser et documenter les opérations de nettoyage quotidiennes pour garantir l’hygiène des locaux.

Quand l’utiliser : Tous les jours, pour enregistrer les opérations effectuées.

Éléments à enregistrer :

• Date
• Zones/équipements nettoyés
• Produits utilisés
• Personne responsable
• Vérification (conforme/non conforme)
• Observations
• Signature du responsable

Points d’attention :

• Établissez une liste précise des zones à nettoyer quotidiennement
• Utilisez des produits adaptés et autorisés
• Formez le personnel aux techniques de nettoyage
• Vérifiez régulièrement l’efficacité du nettoyage

📥 Télécharger le modèle FE3a

6. FE3b : Plan de nettoyage et désinfection périodique

Objectif : Organiser et documenter les opérations de nettoyage hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles.

Quand l’utiliser : Selon la fréquence définie pour chaque zone/équipement.

Éléments à enregistrer :

• Date
• Zones/équipements nettoyés
• Fréquence prévue
• Produits utilisés
• Personne responsable
• Vérification (conforme/non conforme)
• Observations
• Signature du responsable

Points d’attention :

• Incluez les zones moins accessibles (derrière les équipements, hottes, etc.)
• Planifiez ces nettoyages en dehors des heures de préparation des repas
• Prévoyez un nettoyage approfondi des équipements frigorifiques
• Documentez tout problème identifié lors du nettoyage

📥 Télécharger le modèle FE3b

7. Formulaire de notification obligatoire

Objectif : Informer l’AFSCA en cas de problème de sécurité alimentaire dans votre établissement.

Quand l’utiliser : Dès que vous suspectez qu’un produit présente un risque pour la santé humaine.

Éléments à enregistrer :

• Identification de l’établissement
• Coordonnées du responsable
• Nature du problème
• Produit concerné
• Mesures déjà prises
• Informations sur la distribution du produit

Points d’attention :

• La notification est une obligation légale
• Ne tardez pas à informer l’AFSCA en cas de doute
• Conservez un exemplaire du formulaire envoyé
• Documentez toutes les actions entreprises suite au problème

📥 Télécharger le formulaire de notification

Comment organiser et conserver ces documents ?

La bonne gestion de ces documents est aussi importante que leur remplissage. Voici quelques conseils pratiques :

Organisation physique

1. Créez un classeur d’autocontrôle divisé en sections :
   • Section 1 : Réception des marchandises (FE1)
   • Section 2 : Contrôle des températures (FE5, FE6, FE9)
   • Section 3 : Nettoyage et désinfection (FE3a, FE3b)
   • Section 4 : Notification et incidents
2. Utilisez des intercalaires pour séparer les mois ou les périodes
3. Placez les formulaires vierges au début de chaque section pour faciliter leur utilisation
4. Rangez le classeur dans un endroit accessible mais protégé de l’humidité et des salissures

Conservation numérique

Pour une gestion plus moderne, vous pouvez également :

1. Numériser les documents complétés régulièrement
2. Créer un dossier partagé accessible aux personnes concernées
3. Utiliser un tableur pour certains enregistrements (températures notamment)
4. Mettre en place des rappels pour les contrôles périodiques

Durée de conservation

Selon la réglementation AFSCA, vous devez conserver ces documents :

• 2 ans après la date de péremption des produits concernés (régime standard)
• 6 mois si vous bénéficiez des assouplissements pour petites structures

Formation du personnel

Pour que ces documents soient correctement utilisés, il est essentiel de former votre équipe :

1. Organisez une session de formation expliquant l’importance de chaque document
2. Désignez des responsables pour chaque type d’enregistrement
3. Créez des aide-mémoire résumant les points à contrôler
4. Vérifiez régulièrement la qualité des enregistrements et corrigez les erreurs
5. Valorisez cette démarche auprès de votre équipe comme un gage de professionnalisme

Conclusion

Les 7 documents obligatoires AFSCA peuvent sembler contraignants au premier abord, mais ils constituent un véritable outil de gestion de la sécurité alimentaire dans votre crèche. Bien utilisés, ils vous permettent non seulement de respecter la réglementation, mais aussi d’améliorer continuellement vos pratiques.

Les modèles proposés dans cet article sont directement inspirés des formulaires officiels du Guide G-041, mais vous pouvez les adapter à votre établissement tant que vous conservez les informations essentielles. L’important est de les intégrer dans votre routine quotidienne pour qu’ils deviennent un réflexe pour toute votre équipe.

N’oubliez pas que ces documents sont votre meilleur allié lors des contrôles AFSCA : ils démontrent votre engagement pour la sécurité alimentaire et la protection de la santé des enfants dont vous avez la charge.