Introduction

Le formulaire FE1 (Formulaire d’Enregistrement 1) est un document essentiel dans le système d’autocontrôle AFSCA pour les milieux d’accueil de la petite enfance. Il permet de documenter et contrôler la qualité des produits alimentaires dès leur arrivée dans votre établissement. Un remplissage correct et rigoureux de ce document est non seulement une obligation légale, mais aussi une garantie de sécurité alimentaire pour les enfants dont vous avez la charge.

Ce tutoriel pas-à-pas vous guidera à travers chaque étape du remplissage du formulaire FE1, avec des exemples concrets et des conseils pratiques.

Modèles de formulaires disponibles

Pour faciliter votre travail, plusieurs modèles de formulaires sont disponibles :

1. FE1 standard – Le formulaire classique du Guide G-041 pour les milieux d’accueil
2. Formulaire de réception des produits AFSCA – Version détaillée pour les non-conformités
3. Registre IN – Format simplifié pour la traçabilité des produits entrants
4. Registre OUT – Pour les établissements qui fournissent d’autres structures
5. Formulaire de retour – Spécifique pour documenter les retours aux fournisseurs

Conseil pratique : Choisissez le modèle qui correspond le mieux à votre organisation et à vos besoins. Pour la plupart des crèches, le formulaire FE1 standard est suffisant.

Matériel nécessaire

Avant de commencer, assurez-vous d’avoir à disposition :

• Le formulaire FE1 vierge (version papier ou numérique)

• Un thermomètre à sonde calibré

• Un stylo à encre indélébile (pour la version papier)

• Les bons de livraison des fournisseurs

Étape 1 : Remplir l’en-tête du formulaire

Commencez par compléter les informations générales en haut du formulaire :

• Nom de l’établissement : Indiquez le nom complet de votre crèche ou milieu d’accueil

• Mois/Année ou Semaine du : Précisez la période concernée (ex : « Septembre 2025 » ou « Semaine du 15/09/2025 »)

Exemple : « Crèche Les Petits Lotus – Septembre 2025 »

Conseil pratique : Préparez plusieurs formulaires à l’avance avec ces informations déjà remplies pour gagner du temps lors des livraisons.

Étape 2 : Documenter la date de réception

Dans la première colonne, notez la date de réception des marchandises au format JJ/MM/AAAA.

Exemple : « 15/09/2025 »

Conseil pratique : Remplissez le formulaire immédiatement à la réception, ne remettez jamais cette tâche à plus tard pour éviter les oublis.

Étape 3 : Identifier le fournisseur

Dans la deuxième colonne, indiquez clairement :

• Le nom du fournisseur
• Son numéro d’identification si disponible (unité d’établissement)

Exemple : « Ferme Bio Durant – BE12345678 »

Conseil pratique : Créez une liste de référence de vos fournisseurs habituels avec leurs coordonnées complètes pour faciliter le remplissage.

Étape 4 : Préciser le type de produit

Dans la troisième colonne, notez la catégorie générale du produit reçu.

Exemples :

• Produits laitiers

• Viande fraîche

• Légumes frais

• Produits surgelés

• Épicerie

Conseil pratique : Utilisez des catégories cohérentes pour faciliter l’analyse ultérieure des données.

Étape 5 : Détailler l’identification du produit

Dans la quatrième colonne, notez les informations spécifiques permettant d’identifier précisément le produit :

• Date de péremption (DLC ou DDM)

• Numéro de lot

• Autres informations pertinentes

Exemples :

• Yaourts nature – DLC 29/09/2025 – Lot YN2345

• Escalopes de dinde – DLC 18/09/2025 – Lot 25ET789

Conseil pratique : Pour les produits avec plusieurs dates de péremption, notez la date la plus proche.

Étape 6 : Indiquer la quantité

Dans la cinquième colonne, précisez la quantité reçue avec l’unité appropriée.

Exemples :

• 24 x 125g (pour des yaourts)

• 2,5 kg (pour de la viande)

• 10 kg (pour des pommes de terre)

Conseil pratique : Utilisez toujours les mêmes unités de mesure pour faciliter le suivi des stocks.

Étape 7 : Vérifier l’état de l’emballage

Dans la sixième colonne, évaluez et notez l’état de l’emballage :

• OK si l’emballage est intact, propre et non endommagé

• Non OK si vous constatez des problèmes (déchirures, fuites, bombements, etc.)

Exemple : « OK » ou « Non OK – emballage déchiré »

Conseil pratique : Examinez attentivement chaque emballage, y compris le dessous des produits et les coins des cartons.

Étape 8 : Évaluer l’aspect visuel du produit

Dans la septième colonne, notez votre évaluation de l’apparence du produit :

• OK si l’aspect est normal et conforme

• Non OK si vous constatez des anomalies (couleur, odeur, texture inhabituelles)

Exemple : « OK » ou « Non OK – couleur anormale »

Conseil pratique : N’hésitez pas à ouvrir un emballage pour vérifier le produit en cas de doute (en respectant les règles d’hygiène).

Étape 9 : Mesurer et noter la température

Cette étape est cruciale ! Dans la huitième colonne :

1. Utilisez votre thermomètre à sonde pour mesurer la température à cœur du produit

2. Pour les produits emballés, placez la sonde entre deux produits

3. Notez la température exacte en degrés Celsius

Exemples :

• 2°C (pour des produits réfrigérés)

• -20°C (pour des produits surgelés)

Températures maximales à respecter selon l’AFSCA :

Type de produit	Température maximale
Produits surgelés	-18°C (tolérance +3°C)
Viande hachée	4°C (tolérance +3°C)
Viande fraîche	7°C (tolérance +3°C)
Produits laitiers	7°C (tolérance +3°C)

Conseil pratique : Désinfectez la sonde du thermomètre avant chaque utilisation et entre différents types de produits.

Étape 10 : Documenter les actions correctives

Si vous avez identifié une non-conformité (emballage, aspect, température), indiquez dans la neuvième colonne les actions immédiates que vous avez prises :

Exemples :

• Produit refusé et retourné au fournisseur

• Produit isolé et étiqueté ‘Ne pas utiliser’

• Température vérifiée à nouveau après 30 minutes

Conseil pratique : Ayez une procédure claire pour les non-conformités et assurez-vous que tout le personnel la connaît.

Étape 11 : Noter les mesures correctives

Dans la dixième colonne, indiquez les mesures à plus long terme pour éviter que le problème ne se reproduise :

Exemples :

• Fournisseur contacté par téléphone le 15/09

• Changement de fournisseur prévu

• Formation du livreur sur les conditions de transport

Conseil pratique : Assurez un suivi de ces mesures et documentez leurs résultats.

Étape 12 : Signer le formulaire

Dans la dernière colonne, la personne ayant effectué le contrôle doit apposer sa signature pour valider les informations.

Conseil pratique : Utilisez toujours la même signature pour faciliter l’identification en cas de question ultérieure.

Gestion des non-conformités et retours

En cas de non-conformité grave nécessitant un retour au fournisseur, utilisez le Formulaire de retour spécifique qui permet de documenter :

• Les informations générales (personne effectuant le retour, date)

• Les détails des produits concernés (lots, quantités)

• Les coordonnées complètes du fournisseur

• Le motif précis du retour

• Les actions entreprises et la personne responsable

Ce formulaire complémentaire permet une traçabilité complète des produits non conformes et constitue une preuve importante en cas de litige avec un fournisseur.

Exemples de cas concrets

Exemple 1 : Réception de produits laitiers conforme

Date	Fournisseur	Type de produit	Identification	Quantité	État emballage	Aspect visuel	Température	Actions correctives	Mesures correctives	Signature
15/09/2025	Laiterie Durant	Produits laitiers	Yaourts nature – DLC 29/09/2025 – Lot YN2345	24 x 125g	OK	OK	3°C	/	/	M. Dupont

Exemple 2 : Réception de viande avec température non conforme

Date	Fournisseur	Type de produit	Identification	Quantité	État emballage	Aspect visuel	Température	Actions correctives	Mesures correctives	Signature
16/09/2025	Boucherie Martin	Viande fraîche	Escalopes de dinde – DLC 18/09/2025 – Lot 25ET789	2,5 kg	OK	OK	12°C	Produit refusé et retourné au fournisseur	Fournisseur contacté par téléphone le 16/09	Mme Legrand

Système de traçabilité complet

Pour une traçabilité optimale, l’AFSCA recommande de mettre en place un système complet comprenant :

1. Registre IN (produits entrants) – Formulaire FE1

2. Registre interne – Suivi des produits utilisés en cuisine

3. Registre OUT (produits sortants) – Pour les établissements qui fournissent d’autres structures

Cette approche permet de suivre le parcours complet des aliments, de leur réception jusqu’à leur consommation ou leur sortie de l’établissement.

Erreurs fréquentes à éviter

1. Oublier de remplir le formulaire immédiatement : Toujours documenter à la réception
2. Ne pas vérifier la température : C’est le paramètre le plus critique
3. Accepter des produits non conformes : En cas de doute, refusez la livraison
4. Remplir le formulaire de façon incomplète : Toutes les colonnes sont importantes
5. Utiliser un thermomètre non calibré : Vérifiez régulièrement votre équipement

Conservation du formulaire FE1

Une fois rempli, le formulaire FE1 doit être conservé :

• 2 ans après la date de péremption des produits concernés (régime standard)

• 6 mois si vous bénéficiez des assouplissements pour petites structures

Conseil pratique : Classez les formulaires par mois dans un classeur dédié, facilement accessible en cas de contrôle AFSCA.

Conclusion

Le remplissage correct du formulaire FE1 est une étape fondamentale dans votre système d’autocontrôle. En suivant rigoureusement ce tutoriel et en utilisant les modèles fournis, vous garantissez non seulement votre conformité avec les exigences de l’AFSCA, mais vous contribuez surtout à la sécurité alimentaire des enfants accueillis dans votre établissement.

N’oubliez pas que ces documents peuvent être demandés lors d’un contrôle AFSCA et qu’ils constituent votre preuve de diligence en matière de réception des marchandises.

Cet article a été rédigé sur base des informations du Guide d’autocontrôle G-041 pour la sécurité alimentaire dans les milieux d’accueil collectifs de la petite enfance et des recommandations officielles de l’AFSCA.